1 июня 2018 года государственной архивной службе России исполнилось 100 лет. Архивы можно назвать многовековой памятью человечества. В них сосредоточены бесценные материалы, отражающие поступательный ход истории. Узнавание современности, понимание закономерностей экономического и политического развития в современном мире невозможно без знания прошлого. Архивы представляют собой национальное достояние. Не даром, первое, что эвакуируется во время чрезвычайных ситуаций – это архивы.
Чтобы подробнее узнать об этой юбилейной дате мы отправились в архивный отдел администрации г. Славгорода и побеседовали с заведующим Евгенией Владимировной Рычко.
- История архивов в России насчитывает многие сотни лет и практически равна по продолжительности самой истории Государства Российского. Однако в этом году отмечается 100-летие, с чем это связано?
- До начала XX века хранение архивных документов осуществлялось отдельными ведомствами и министерствами, которые самостоятельно определяли перечень хранимых документов, их значимость и условия хранения. В Царской России так и не было выработано единой политики в области архивного дела. После Октябрьской революции в 1917-1918 годы происходило становление многих служб, в том числе и архивной. Так, 1 июня 1918 года Советом Народных Комисаров был принят декрет «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР». В соответствии с этим документом был утвержден единый архивный Фонд Российской Федерации, а все архивные документы взяты под строгую охрану государства. То есть до 01 июня 1918 года архивы, конечно же, были, но не было единства и центрального органа управления архивным делом.
- Как устроена архивная служба России сегодня?
- Вертикаль управления архивным делом сегодняшней России выглядит следующим образом: Росархив, руководитель которого напрямую подчиняется Президенту РФ; 15 федеральных архивов (Государственный архив РФ, Российский государственный архив Военно-Морского Флота, Российский государственный архив кинофотодокументов, Российский государственный архив научно-технической документации и др.), которые подотчётны Росархиву; в каждом субъекте РФ действует орган управления архивным делом (в Алтайском крае – это управление АК по культуре и архивному делу), которому подотчетны государственный архив субъекта и муниципальные архивы. В каждом муниципальном образовании (городе, районе) осуществляет свои функции муниципальный архив.
- Евгения Владимировна, как образовалась архивная служба в нашем городе и что такое муниципальный архив города Славгорода сегодня?
- Прежде нужно сказать, что на Алтае архивная служба образовалась в 1920 году. И только в 1926 году встречаются первые упоминания о Славгородском окружном архивном бюро. Известно, что городской архив размещался в подвальном помещении здания Славгородского окружного исполкома в отдельной комнате, в штате числился всего один человек - заведующий. Более подробно о становлении архивной службы города Славгорода и Славгородского района, а так же о людях, работавших в городском и районном архивах, мы готовим материал и в ближайшее время планируем опубликовать в вашей газете.
В настоящее время органом управления архивным делом на территории муниципального образования город Славгород Алтайского края является архивный отдел администрации г. Славгорода Алтайского края (или муниципальный архив города Славгорода). Это структурное подразделение администрации города Славгорода, которое исполняет функцию организационно-методического центра по вопросам делопроизводства и архивного дела для архивов организаций города. В каждой действующей организации формируется свой архив. Штат архивного отдела, помимо заведующего, составляют три ведущих специалиста: Наталья Леонидовна Гальян, Светлана Вячеславовна Гриб, Марина Петровна Петрова. Все сотрудники отдела являются муниципальными служащими.
- Всем известно, что архив – это учреждение, где хранятся старые документы. В чем же заключается работа архивистов?
- В двух предложениях на этот вопрос не ответить. Чтобы у читателей сложилось представление о нашей работе нужно обязательно сказать, что деятельность всех архивных учреждений состоит из четырех основных направлений: организация хранения, комплектование, учёт и использование архивных документов. Я постараюсь кратко пояснить по каждому направлению.
Организация хранения – ответ на вопрос: «Как и где хранятся архивные документы?». В архивном отделе имеются 4 архивохранилища в здании по улице Энгельса, 141 и 1 архивохранилище в здании по улице Володарского, 145/1. Общая площадь 5-ти архивохранилищ составляет 252 кв.м. Все архивохранилища оборудованы охранно-пожарной сигнализацией, огнетушителями, термометрами и гигрометрами, двери установлены металлические или обиты металлом, лампы дневного света закрыты стеклянными плафонами, окна защищены металлическими решётками и темными шторами. Дела хранятся на стеллажах в специальных архивных коробках.
Комплектование – ответ на вопрос: «Какие и откуда поступают документы на хранение в муниципальный архив?». На хранение принимаются архивные документы постоянного хранения, по личному составу, фотодокументы, документы личного происхождения. Основное поступление архивных документов постоянного хранения происходит от организаций нашего города, в деятельности которых образуются документы, представляющие историко-культурную ценность. Такими организациями являются: Славгородское городское Собрание депутатов, администрация города, администрации сёл, Славгородский городской суд, Славгородская межрайонная прокуратура, судебные участки №№ 1, 2, 3, Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы № 9, редакции газет «Славгородские вести» и «Соседи», Славгородский аграрный техникум, Славгородский педагогический колледж, Славгородская центральная районная больница, Управление Пенсионного фонда РФ в г. Славгороде и др. Всего на сегодняшний день 34 организации. Работа с организациями осуществляется в плановом порядке в соответствии с графиком согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи документов на хранение, который ежегодно составляется заведующим, согласовывается с управлением Алтайского края по культуре и архивному делу и утверждается распоряжением главы города Славгорода Алтайского края.
Архивный отдел принимает на хранение документы по личному составу только ликвидированных организаций. В действующих организациях или в организациях не осуществляющих или приостановивших свою деятельность ответственность за сохранность документов в соответствии с архивным законодательством несет руководитель. Для того, чтобы делопроизводственные документы перешли в статус архивных, они должны пройти научно-техническую обработку в соответствии с определёнными правилами и требованиями и к ним обязательно составляется опись дел.
Ежегодно в плановом порядке мы принимаем на хранение фотодокументы, отражающие значимые события, происходившие в городе Славгороде, а так же фотодокументы руководящих работников, ветеранов войны и труда, Почетных граждан города. Поступление фотодокументов в основном происходит от редакции газеты «Славгородские вести».
Так же, в соответствии с планом работы архивный отдел пополняет коллекции личных документов граждан. Документы могут поступать от самих граждан, в случае смерти – от родственников. За последние годы были приняты документы: Черноволова Ивана Назаровича, заслуженного инженера сельского хозяйства РСФСР, Сафонова Николая Михайловича, участника Великой Отечественной войны 1941-1945 гг., Почетного гражданина города Славгорода, автора книги «Первые лица», Леонтьева Владимира Александровича, кандидата исторических наук, жителя города Славгорода.
В 2011 году при объединении 2-х муниципальных образований город Славгород и Славгородский район в архивный отдел администрации г. Славгорода поступили 111 архивных фондов архивного отдела администрации Славгородского района в количестве 17226 дел по 156 описям.
Учёт – ответ на вопрос: «Сколько документов храниться в архиве?». Архивные документы учитываются по фондам, внутри фонда - по описям дел, внутри описи дел – по единицам хранения. Единица хранения – это дело. На 01.01.2018 в архивном отделе числилось 194 фонда, 290 описей дел; 42968 единицы хранения.
Использование – ответ на вопрос: «Для чего используются архивные документы и кто может ими пользоваться?». Ежедневно в архивный отдел поступают запросы от граждан, учреждений Пенсионного фонда России и других организаций. За последние 5 лет специалистами отдела в год в среднем исполняется 2230 запросов. Хотя цифра на первый взгляд кажется небольшой, она скрывает за собой колоссальный труд архивистов, так как документы хранятся на бумажных носителях и поиск осуществляется только вручную путём полистного просмотра дел.
Специалистами отдела организуется работа по популяризации архивных документов – это экскурсии, лекции, доклады, написание статей.
С архивными документами могут работать не только сотрудники архива, но и каждый гражданин Российской Федерации при наличии паспорта в качестве исследователя. Работа исследователей организуется в соответствии с Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах. В нашем архивном отделе нет читального зала для работы исследователей, как в государственном архиве Алтайского края, но есть рабочее место в кабинете специалистов.
- Евгения Владимировна, Вы рассказали, что поиск необходимой информации происходит вручную, а используют архивисты в своей работе современные информационные технологии?
- Безусловно, архивисты стараются идти в ногу со временем, чтобы обеспечить потребности современного информационного общества. В нашем отделе имеется учётная программа «Архивный фонд», разработанная Росархивом, которая ежегодно пополняется. Проводится работа по оцифровке описей – это сканирование и внесение информации в поля базы данных. Эта база данных в перспективе будет доступна в сети Интернет и каждый интересующийся пользователь сможет войти в нее и ознакомиться со списком наших фондов и описями документов. На сайте администрации города Славгорода создана страница архивного отдела. Возможно обращение граждан по электронной почте архивного отдела и через портал Госуслуг. На странице размещены все наши координаты, документы, регламентирующие деятельность архивного отдела, формы заявлений, информации о наших мероприятиях.
- Евгения Владимировна, как вы планируете отмечать эту масштабную дату?
- Официальное торжественное мероприятие планируется на сентябрь, о дате и месте проведения мы сообщим позже. Мы пригласим на праздник всех, с кем сотрудничаем в области делопроизводства и архивного дела. Это профессиональный праздник не только сотрудников нашего отдела, но и всех, кто занимается ведением архива в организациях.
Работа архивистов имеет множество тонкостей и нюансов. Рассказать обо всём в одном интервью невозможно. Надеемся, что наша с вами встреча не последняя, и мы продолжим приоткрывать информационную завесу об архивном деле, ведь современные архивы России являются не только хранилищами прошлого, но также значимыми научными и социальными институтами, активно востребованными обществом. Уважаемые коллеги! Поздравляем Вас с вековым юбилеем и от всей души желаем профессиональных успехов, крепкого здоровья, оптимизма, благополучия и уверенности в завтрашнем дне!
Корреспондент газеты «Славгородские вести» Виталий Корнев
30.05.2018
